6 スケジュールの設定

参加企業ごとのスケジュール（開催日時と会場）を設定し、参加企業に通知メールを送信します。

補足

スケジュールの設定では、イベントの時間帯（横軸）と会場（縦軸）を設定して、参加企業の配置割り当てを行います。参加企業リストから対象の企業をドラッグ＆ドロップして、スケジュール表に配置します。

6.1 スケジュールを設定する

[1] 日付ごとにスケジュールを設定する

開催日時と会場ごとに、参加企業を割り当てます。

1 「設定済み開催イベント一覧」画面で、スケジュールを設定したいイベントの「スケジュール設定（送信/設定）」の をクリックします。

補足

• ・トップ画面の「イベント管理」でも、同様の操作が行えます。
• ・すでにスケジュールが設定されている場合は、 ではなく、「スケジュール通知済みの企業数 / スケジュール（時間と会場）を割り当て済みの企業数」の形式でリンクが表示されます。クリックすると、登録したスケジュールを修正できます。

⇒「スケジュール設定」画面が別ウィンドウで表示されます。

2 プルダウンから、スケジュールを設定したいイベント開催日を選択します。

補足

• ・プルダウンには、イベント登録時に設定した開催日とその日の空き枠数（その日の全枠数から割り当て済みの枠数とブロック数を引いた数）が表示されています。
• ・枠の設定情報を確認する場合は、[枠設定情報一覧]のリンクをクリックします。

参照

枠の設定情報の確認については、「枠の設定情報を確認する」を参照してください。

3 縦軸として、会場を設定します。
「会場を設定してください」のリンクをクリックし、会場名と会場の枠数（その会場に割り当てる企業数）を設定して[決定]をクリックします。
必要に応じて会場（教室/ブース）の収容数を入力設定します。

補足

• ・会場枠は5枠あります。それ以上追加する場合は、下部にある[＋追加]をクリックします。
  5枠すべてに会場を設定していないと、追加できません。
• ・削除する場合は、「会場を設定してください」のリンクをクリックし、「削除」のリンクをクリックします。
  該当する会場に企業が割り当てられている場合は、削除できません。
  また、会場枠を削除できるのは、6枠以上ある場合のみです。4枠以下にすることはできません。
• ・収容人数を入力設定した場合、スケジュールを参加企業に通知した際のメール本文に自動的に項目名称と入力設定した収容人数が自動挿入されます。
  未入力の場合は、項目名称含め一切表示されません。
  スケジュールの通知については、「6.3 スケジュールを参加企業に通知する」を参照してください。

4 横軸として、時間帯を設定します。
「時間を設定してください」のリンクをクリックし、時間帯（開始時間（時:分）と修了時間（時:分））を入力して[決定]をクリックします。
必要に応じてタイトルを入力します。

補足

• ・時間枠は2枠あります。それ以上追加する場合は、右側の[＋追加]をクリックします。
  2枠すべてに時間帯を設定していないと、追加できません。
• ・削除する場合は、「時間を設定してください」のリンクをクリックし、「削除」のリンクをクリックします。
  該当する時間帯に企業が割り当てられている場合は、削除できません。
  また、時間枠を削除できるのは、3枠以上ある場合のみです。1枠にすることはできません。
• ・ タイトル欄に入力した内容は、学生向けスマートフォンに表示されますが、企業側画面には表示されません。

5 縦軸（会場）と横軸（時間）を設定したら、スケジュール枠（会場×時間の枠）に企業を割り当てます。
画面右側の「申込み企業リスト」から、割り当てたいスケジュール枠へ企業名をドラッグ＆ドロップします。

注意

イベント登録時に”参加できない日程を確認する”設定とした場合、条件を指定して検索しない限り、申込み企業リストに企業名は表示されません。

＜スケジュール枠について＞

• ・会場と時間帯が未設定のスケジュール枠には、企業を割り当てられません。
• ・スケジュール枠をブロックする（その枠を使用不可にする）ことができます。
  使用不可にしたい枠の[× ブロック]をクリックします。ブロックされた枠には企業を割り当てられません。

＜枠内に配置された企業について＞

• ・背景色がグレーの企業は、スケジュールを通知済みの企業です。背景色がオレンジの企業は、スケジュール未通知の企業です。
• ・スケジュールを通知済みの企業（背景色がグレー）は、他のスケジュール枠への再配置はできません。
  スケジュールを通知済みの企業を再配置するには、「参加企業一覧」画面の「スケジュール」欄のステータスを「確定済」から「仮配置」または「未配置」に変更する必要があります。
• ・企業名の前に●がついている企業は、Onlineマークを付与した企業です。
  Onlineマークの付与については、「16 オンライン形式でイベントを開催する際の活用法」を参照してください。

参照

企業のスケジュールのステータス変更については、「7.1 企業のスケジュールのステータスを変更する」を参照してください。

＜申込み企業リストについて＞

• ・企業リストの企業について、詳細な条件で検索する場合は、「詳細な条件で申込み企業を検索する」のリンクをクリックします。
• ・表示順は次のとおりです。

［初期表示順］
●イベント登録時に”希望日を確認しない”または”第1希望～第5希望日のいずれかを確認する”設定としていた場合
開催日の画面で例えば3月1日を開いていた場合には、第1希望日程で3月1日（*）を選択した企業のみが申込み手続きの早い順で上から下に並びます。
（*）3月1日にAMとPMの受付枠があったとしてもそれは表示順には関係ありません。 ●イベント登録時に”参加できない日程を確認する”設定としていた場合
「詳細な条件で申込み企業を検索する」で条件を指定して検索または企業名を入力または未入力の状態で検索をクリックしない限り、申込み企業リストに企業は表示されません。
必ず対象としたい条件を指定し、申込み企業リストに対象企業を表示させてください。

［条件で検索した場合の表示順］
「①詳細な条件で申込み企業を検索する」で条件を入力した場合には、例えば、第1希望日3月1日10時～12時且つ第2希望日3月1日10時～12時を条件として検索した際は、次のように並びます。

　　　「第1希望3月1日10時～12時」で一番目に申込みが早かった企業
　　　「第1希望3月1日10時～12時」で二番目に申込みが早かった企業
　　　　　　　　　　　　　　　　　　・
　　　　　　　　　　　　　　　　　　・
　　　「第2希望3月1日10時～12時」で一番目に申込みが早かった企業
　　　「第2希望3月1日10時～12時」で二番目に申込みが早かった企業
　　　　　　　　　　　　　　　　　　・
　　　　　　　　　　　　　　　　　　・
　　　「第2希望3月1日10時～12時」でもっとも申込みが遅かった企業

従いまして最後尾（一番下に表示された企業）は、第2希望で3月1日10時～12時を選択した一番手続きが遅い企業ということになります。

参照

企業リストの企業の再検索については、「企業リストの企業を詳細な条件で再検索する」を参照してください。

＜スケジュールのダウンロード＞

• ・スケジュール設定データをダウンロードする場合は、[スケジュール設定データをダウンロードする]をクリックします。スケジュール表に配置した企業（企業に紐付く業種も含む）の全スケジュールと配置内容がExcelファイルにダウンロードされます。

6 自動割当ての実行とクリア機能について
「①詳細な条件で申込み企業を検索する」でスケジュール表に配置したい　条件にチェックし、［この条件で検索する］をクリックします。
⇒対象企業が申込み企業リストに表示されます。

　つぎに「②スケジュールの自動割当てを実行する」で配置したい複数の会場にチェックし、［スケジュールを自動で設定する］をクリックします。

　⇒空枠に対して申込み企業リスト欄に上位に表示されていた企業から順に自動でスケジュール表の空枠に割当てを行います。

補足

• ・企業リストに表示されている上位表示の企業から空いている枠に埋めていきます。従いまして、空枠よりも企業リストに表示されている企業数の方が多い場合は、手続きが遅かった（下に表示されている）企業が割り当てられず、企業リストに残ることになります。
• ・すでに配置済み（通知済み企業＝グレー色と未通知企業＝オレンジ色を問わず）の企業はそのままに残りの空枠に自動割当てを行います。
• ・（自動割当てをクリアする）を実行すると自動割当ての対象となった企業分だけを割当て前の状態に戻します。
• ・自動割当ては、一度に複数日を割当てることはできません。開催日単位となります。

7 スケジュール設定データを一括削除するについて
[スケジュール設定データを一括削除する]で設定済みの全日程の横軸（時間帯）、縦軸（会場、枠数、収容人数）、仮配置している企業の情報のすべての内容、履歴が削除されます。

補足

1社でもスケジュールを確定済（通知済＝背景色はグレー）の企業がある場合は、一括削除することはできません。

[2]ファイルアップロードでスケジュールを一括設定する

1 「スケジュール設定」画面の「＞スケジュール設定データアップロード」をクリックします。

⇒「スケジュール設定データアップロード」画面が別ウィンドウで表示されますので「ひな形ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2 Excel形式でアップロードするために必要な「ひな形」と「参加企業」の2つのシートがダウンロードされます。
「ひな形」シートにファイルアップロードしたい情報を登録します。

補足

「参加企業」のシートには、「参加企業一覧」画面に表示されている全ての企業（または招待企業一覧画面でステータス変更欄が「参加」となっている全ての企業）の申込み情報が、「ひな形」のシートに沿う登録形式で値が表示されていますので必要に応じてご利用ください。

3 「スケジュール設定データアップロード」画面の［ファイルを選択］をクリックし、
作成したExcelファイルを選択します。またはエクスプローラからExcelファイルを
ドラッグ＆ドロップして選択することもできます。

⇒ファイルアップ後に「スケジュール設定データをアップロードする」をクリックすることでファイルの登録された内容がスケジュール設定画面に反映されます。

注意

次の条件・形式でファイルが作成されていた場合、一部ファイル上に不整合（＊）がある場合でもエラーとせずにアップロードが完了するようにしています。
従いまして、アップロード完了後に[スケジュール設定]画面右上部の[スケジュール設定データをダウンロードする]メニューから最終的な設定内容に相違がないことを必ずお確かめください。

＜＊アップロードが可能な条件＞

・開催日
正しい日付形式およびイベントの開催日に該当していること

・開始時間
正しい時間形式

・終了時間
正しい時間形式および開始時間より後の時間であること

・会場名
全角50文字以内

・会場の枠数
半角数値1以上であること

・以上の必須項目がファイル上で登録されていること

・収容人数
半角数値1以上であること

・管理番号（13桁_6桁）
参加企業の管理番号（13桁_6桁）と一致していること

・スケジュールが未配置であること、または仮配置、配置済の場合でも、同じ開催日、時間、会場であること
なお、仮配置または配置済の場合で開催日、時間、会場が同じ場合でもアップロードするファイルに入力された枠数、収容人数の項目内容は反映されません（既に設定済みの内容を優先します）。

・ファイル内で管理番号（13桁_6桁）が重複していないこと

なお、管理番号より右にある列に値が入力されていてもアップロードが可能です。

＊ファイル上に不整合がある場合でもアップロードが可能としている代表例

・”会場枠数として入力された数”と”同日程（開催日・開始時間・終了時間）
同会場名で入力されている管理番号の数”が不一致の場合
⇒この場合は、画面上には管理番号の数分で枠が設定され、仮配置されます。

・”同日程（開催日・開始時間・終了時間）、同会場名にも関わらず枠数が異なる場合
⇒この場合は、最大値で枠数が設定されます。

[3]個別企業説明会形式での申込みと設定状況の確認

「スケジュール設定」画面で[全体の申込み状況と設定内容を一覧で確認する]をクリックすると、[上段：申込み社数と設定状況・空枠情報／下段：未配置企業の詳細とお申込み時の希望日程分布状況」画面が別ウィンドウで表示され、申込みに対する空枠の状況やスケジュール枠の未配置、未確定（仮配置）の状況を月毎に確認できます。

画面上部では、選択した月で開催日時ごとの枠数、および内訳（配置済企業数（企業にスケジュールを通知済み）や仮配置企業数（企業にスケジュールを未通知）・ブロック数・空枠数）をそれぞれ確認できます。
画面下部では、同開催日程におけるお申込み時の希望日程（第1希望~最大第5希望）の分布と希望日程に応じた未配置企業（スケジュールが割り当てられていない企業）を赤色の数で表示しています。

画面下部では、赤色の数をクリックすることで未配置の企業を参照することが出来ます。

補足

下段の「未配置企業の詳細とお申込み時の希望日程分布状況」に赤色の数が表示されていない場合は、選択した月の開催日に希望した申込み企業はすべてスケジュール枠に配置済（確定または仮配置）またはその月の開催を希望した企業が存在しないということになります。

注意

画面上部の「仮配置」欄または画面下部の「未配置」欄に1以上の数字が表示されている場合は、該当する企業に対して最終的な参加確定日程が通知されていない状態となります。