14 その他留意すべき使い方とポイント

ここでは特殊な操作として「スケジュールのステータスを変更する」、「原稿入稿のステータスを変更する」と通知済み（確定済）スケジュールの再通知方法、メール受信設定、各企業ごとに異なるファイルを添付してメール送信した際に添付したファイル名で送信先を検索する方法を解説します。

「スケジュールのステータスを変更する」について

イベント画面トップの画面上部「参加企業一覧」にあるメニュー［スケジュールのステータスを変更する］では、「スケジュール設定」画面上にすでに配置されている複数の企業を対象に一度に配置状態を変更することができます。
但し、操作には、次のことに十分留意してください。

・必ず「スケジュール設定」画面上に配置されている企業（背景色がグレーまたはオレンジ）のみを対象としてください。
「スケジュール設定」画面上に未配置の企業のステータスを変更しても、「スケジュール設定」画面および企業側の画面には変更内容が反映されません。
また、スケジュールのステータス変更では、企業側にメールで通知されることはありません。

・本機能は、初期段階のステータスが「確定済（背景色がグレー＝企業にメールでスケジュールを通知済み）」を対象に→「仮配置（背景色がオレンジ＝仮配置）」→「確定済（背景色がグレー）」に変更する操作のみにご使用ください。それ以外ではご使用にならないようにご注意ください。

具体的な運用シーンは次のとおりです。

【大学内で使用する部屋（教室など）割りは決定していないが、確定させた日程、時間を早めに参加企業に知らせたい】

Step1　スケジュールを通知したいイベントの「スケジュール設定」画面で①参加確定日、②確定時間、に対して ③暫定的に設定した会場・枠に企業を割当て、④[企業へスケジュールを送る（時間帯/教室割り）]で対象企業に一斉に通知します。

⇒すべての対象企業の背景色がグレー（確定）に変わり、この画面からは変更できなくなります。

Step2　詳細な部屋（教室など）割りが決定した際に各部屋に再配置します。
スケジュールを通知済みの企業（背景色がグレー）のスケジュールを変更するには、「参加企業一覧」画面の「スケジュール」欄のステータスを「確定済」から「仮配置」に変更します。

Step3　対象とする「確定済」の企業にチェックをつけ、「スケジュールのステータスを変更する」をクリックします。

Step4　「スケジュールのステータスを変更する」画面がポップアップ表示されます。「〇仮配置」を選択し、［ステータスを変更する］をクリックすることで、対象とした企業の背景色がオレンジ（仮配置の状態）に一斉に切り替わります。

Step5　詳細な部屋（教室など）割りが決定しましたら、③各部屋（会場）・枠を設定し、オレンジ（仮配置の状態）の企業をドラッグ＆ドロップのうえ、再割当てします。

Step6　再割り当てが完了しましたら、「参加企業一覧」画面の「スケジュール」欄のステータスが「仮配置」となっている対象企業にチェックをつけ、「スケジュールのステータスを変更する」をクリックし、「〇確定済」を選択のうえ、［ステータスを変更する］をクリックします。

以上で部屋（教室など）の再割当ての操作は完了します。

なお、参加企業一覧画面上のすべての企業のステータスが「確定済」となっている場合でも、最終的な企業の配置（＝企業側画面の表示状態）確認は、「スケジュール設定」画面で行ってください。
また、最終的には「詳細な条件で申込み企業を検索する」で、すべての企業が抽出される条件で検索し、申込企業リストに表示される企業が1社もないこと（配置および通知の抜けもれている企業がない）をお確かめください。

「原稿入稿のステータスを変更する」について

イベント画面トップの画面上部「参加企業一覧」画面上の原稿入稿欄のステータスが「入稿済」と表示されている複数の企業を対象に一度にステータスを「未入稿」の表示に変更することができます。
（企業側画面上のステータスも入稿済から未入稿に表示が切り替わります）
但し、操作には、次のことに十分留意してください。

・必ず「参加企業一覧」画面上に「入稿済」と表示されている企業だけを対象としてください。

・「未入稿」または「未送信」の企業のステータスを変更しても企業側画面上のステータスは一切変更されません。

・大学側で原稿入稿のステータスを変更しても、企業側にメールで通知されることはありません。

具体的な運用シーンは次のとおりです。
【申込みがあった企業を受け入れるか判断するための資料として原稿項目を、一度原稿フォームから入稿してもらった後、受け入れ決定企業には、改めて学生に公開するための追加項目を入稿してもらいたい。そのために企業側の画面上に入稿済と表示されているステータスを未入稿に切り替えたい】

Step1　「入稿フォーム設定」画面の原稿入稿で設定済の文字をクリックします。学生に公開するための追加原稿項目を設定（または、すでに表示設定していた項目を非表示）し、[この内容で原稿入稿フォームを登録する]をクリックのうえ、設定内容を更新します。

補足: 企業側の表示は、一度設定されていた原稿に対して回答（入稿済）した場合、大学側で項目を追加してもステータスは「入稿済」と表示されたままとなっています。

Step2　「参加企業一覧」画面の原稿入稿欄が「入稿済」となっている受け入れ決定企業にチェックをつけ、「原稿入稿のステータスを変更する」をクリックします。

Step3　「原稿入稿のステータスを変更する」画面がポップアップ表示されます。「〇未入稿」を選択し、［ステータスを変更する］をクリックすることで、対象とした企業の原稿入稿欄が一斉に未入稿の表示に切り替わります。

以上で操作は完了します。

通知済み（確定した）スケジュールの再通知方法について

スケジュールを通知済みの企業（背景色がグレー）に改めてスケジュールを再通知する場合には、「参加企業一覧」画面の「案内メールを送信する」を使います。
※スケジュール設定画面からでは、通知済みの企業（背景色がグレー）に再度メール通知することはできません。

スケジュールのステータスが「確定済」となっている再通知したい対象企業にチェックし、［案内メールを送信する］をクリックします。

⇒「案内メールを送信する」画面がポップアップで表示されます。
必ずスケジュールリマインド文挿入のチェックボックスにチェックついた状態で「件名」と「本文」等の必要事項を入力します。

[案内メールを確認する]をクリックします。

確認画面を挟み、[上記の内容で企業に招待メールを送信する]をクリックし、スケジュールの再送が完了します。

補足: 件名、宛名、本文の下に、日程、時間帯と会場（教室）、収容人数およびイベント設定画面で「会場/時間案内」の項目を設定している場合は、大学名、キャンパス名、会場住所、集合時間、集合場所の情報が自動挿入されて送信されます。

「メール受信設定」について

トップ画面で、画面上部の「メール管理」-「メール受信設定」をクリックします。
⇒「メール受信設定」画面が表示されます。

公募フォーム画面をご利用されている場合、公募画面から申請・登録された企業・団体が前日に1件以上あった場合、翌朝に申請・登録があったこととその件数をお知らせする自動通知メールを受け取ることができます。
・受信するには、チェックボックスにチェックがついている状態にします。
・受信しない場合は、チェックボックスのチェックを外した状態にします。
なお、初期状態では、チェックボックスにチェックがついている状態になっています。

ファイル名の検索について

イベント画面上部の「招待企業一覧」*「参加企業一覧」「スケジュール設定」の各メニューでファイルを添付したメールを確認することができます。
企業ごとに異なるファイルを送信した場合など、後から添付したファイル内容および送信した企業を確認したい場合には、以下の方法で確認することができます。

補足: *イベント区分で「個別企業説明会形式」を選択したイベントの場合、「招待企業一覧」ではなく、「日程＆枠数設定　ステータス変更」という画面名称で表示されます。
（以降、*の箇所は同様）

●「招待企業一覧」*画面から確認する
特定のファイル名のファイルを添付して［招待メールを送信する］から送信した企業を確認する場合、「招待企業一覧」*上部の［詳細な条件で検索する］をクリックします。

「詳細な条件で企業を検索する」画面がポップアップ表示されますので、イベント紹介（企画書）ファイル名または実施要項ファイル名のいずれかの入力欄にファイル名を入力し、［この条件で検索する］をクリックします。

該当する企業のみを「招待企業一覧」*画面に抽出し、表示します。

補足: ファイルを添付していない企業を検索するには、該当するチェックボックスにチェックをつけ、［この条件で検索する］をクリックします。

●「参加企業一覧」画面から確認する
特定のファイル名のファイルを添付して「参加企業一覧」の［案内メールを送信する］または「スケジュール設定」の［企業へスケジュールを送信する］から送信した企業を確認する場合、「参加企業一覧」上部の［詳細な条件で企業を検索する］をクリックします。

●「企業詳細」画面から確認する
「招待企業一覧」*または「参加企業一覧」画面に表示されている企業名をクリックすると、「企業詳細」画面が表示されます。
ファイルを添付してメールを送信した場合は、「イベント紹介」ならびに「実施要項」欄に添付のうえメールした最新のファイルを確認することができます。

以下、●「招待企業一覧」*画面から確認する場合と同様の手順のため、割愛します。