7.2 参加企業に案内メールを送信する

参加企業に案内メールを送信します。原稿・事前発送資材・その他・アンケートの情報が未入稿の場合、メールの本文末尾に未入稿の内容と締切日を自動で差し込み表記します。

補足: 案内メールでは、「原稿入稿」「発送資材」「その他」「アンケート」の入稿フォームが設定済みの場合、参加企業ごとに異なる登録状況に応じ、挿入される内容の異なる入稿促進メールを全対象企業に一度の操作（※1）で送信できます。
例えば、3つの項目のうち2つの項目が未入稿の企業の場合、システムが状況を判断し2つの未入稿の項目と締切日を、本文の下に挿入して配信します。
また、「スケジュールリマインド文挿入」*2のチェックボックスにチェックをつけた状態で「スケジュール設定」画面おいて、スケジュールを通知済みの場合、日程／時間帯／会場の項目も自動挿入されます。

※1 必ず参加企業一覧画面の「表示対象の選択」から”入稿を促進したい内容”を選択のうえ、「案内メールを送信する」をクリックしてください。

参照: [未入稿の参加企業を表示］については［13メール送信機能の使い方と事例」ケース2を参照してください。

注意: 案内メールを送信すると設定した回答期間前（企業側に表示期間前）でもその時点で企業側に入稿フォームが表示され、入力登録が可能となりますので、ご注意ください。
詳しくは、［13メール送信機能の使い方と事例」案内メールと回答期間についてを参照してください。

1 「参加企業一覧」画面で、メールを送信したい企業にチェックをつけて、[案内メールを送信する]をクリックします。

補足: 一覧の企業をすべて選択する場合は、タイトル行のチェックボックスをクリックし、チェックをつけます。

⇒「案内メールを送信する」画面がポップアップで表示されます。

2 「件名」と「本文」に必要事項を入力し、「宛名埋め込み」で埋め込みたい宛名を選択します。

3 「入稿促進文挿入」*3欄のチェックボックスで選択してください。
選択した内容の入稿を促す文章が差し込まれます。

補足: ・未設定または回答期間が過ぎている入稿フォームは、選択できません。

注意: チェックをつけて案内メールを送信すると設定した回答期間前（企業側に表示期間前）でもその時点で企業側に入稿フォームが表示され、入力登録が可能となりますので、ご注意ください。
詳しくは、［13メール送信機能の使い方と事例」案内メールと回答期間についてを参照してください。

4 「スケジュールリマインド文挿入」*2欄のチェックボックスで選択してください。
チェックをつけた場合は、「スケジュール設定画面」上に配置されている各企業の日付/時間帯/会場の項目が文章に差し込まれます。
但し、スケジュール設定画面においてスケジュールを通知済みの企業（背景色がグレーの企業）が対象です。未通知の企業（背景色がオレンジの企業）には文章は差し込まれません。

補足: 有料オプション基本有料プランに加え、別途追加有料オプションをお申込みいただいている場合は、スケジュールリマインド文挿入の下に「講演者用リンク情報通知文挿入」メニューが表示されます。

参照: 講演者用リンク情報通知文挿入については、「16.5 Zoom等のWeb会議システムで用意した講演者向けURL等の情報の一括アップロードと通知」を参照してください。

5 送信対象にファイルを閲覧（ダウンロード）できるようにしたい場合は、「添付方法」から企業側画面上の表示させたい箇所を選択し、[ファイルを選択]をクリックまたはファイルを点線内にドラッグ＆ドロップして添付します。

補足

・送信対象とした企業だけが、添付した内容のファイルを閲覧（ダウンロード）することができます。
・企業側の表示箇所に添付できるファイル数はそれぞれ1点です。
・設定済みのイベント登録画面上にすでにファイルが添付済み、または過去に本機能を使い、同じ表示箇所にファイルを添付してメール済みの対象企業である場合は、今回の送信対象企業のみファイル内容を上書き（差し替え）します。
・対象ごとに異なるファイル内容を送信する場合は、履歴として確認・検索できるように、異なるファイル名をつけられることをお勧め

参照

・イベント登録画面のファイル添付については、「4.2 イベントを登録する」の企画書ファイルならびに実施要項ファイル欄を参照してください。
・ファイル名による検索については、「14 その他留意すべき使い方とポイント」のファイル名の検索についてを参照してください。
・ファイルの表示箇所である「イベント紹介（企画書）」欄、「実施要項」欄に「メッセージ」欄の違いと留意点については、「5.5メール送信する」の［招待メールを送信する］と［メールを送信する］の違いと留意点（イベント紹介（企画書）欄または実施要項欄／メッセージ欄）に関する表を参照してください。

6 [案内メールを確認する]をクリックします。

項目名	説明
件名 *	案内メールの件名を入力します。
宛名埋め込み	案内メールの先頭に宛名として埋め込みたい項目を「企業名」「部署名」「担当者名」から選択します。複数選択できます。
入稿促進文挿入	「原稿入稿」「発送資材」「その他」「アンケート」のいずれかの入稿フォームが設定済みの場合、入稿手続きを終えていない企業に対して、未入稿の項目と締切日が本文の下に自動挿入されます。
スケジュールリマインド文挿入	「スケジュール設定」画面において、スケジュールを通知済みの企業（＝スケジュール設定画面上にグレー色で配置されている企業）には、日程／時間帯／会場の項目が本文の下に自動挿入されます。
本文 *	案内メールの本文を入力します。

*は必須項目です。

⇒設定した内容の案内メールの確認画面が表示されます。

注意: エラーがある場合、確認画面は表示されず、画面上部に「入力内容に誤りがあります。該当項目を確認して再度登録してください。」と表示されます。エラー箇所の背景色がピンクで表示され、エラー内容が表示されています。エラー箇所を修正し、再度[案内メールを確認する]をクリックします。

補足

・企業側で受け取るメールには、上記画面のオレンジの囲み部分が表示されます。
・上記画面の点線内の内容は、「スケジュール設定」画面で、スケジュールを通知済みの場合にのみ挿入されます。

7 [上記の内容で企業に案内メールを送信する]をクリックします。

補足: 案内メールの内容を修正する場合は、「＜修正する」のリンクをクリックします。

⇒選択した企業に案内メールが送信されます。

8 [閉じる]をクリックします。