8 公募フォームの設定

公募フォームを設定し、特定の企業に向け「公募フォーム登録」で作成したURLを記載した書面を郵送または大学ホームページにURLをリンクさせ、不特定の企業から参加希望登録を受けつけます。

補足: 公募フォームの設定では、「企業連絡先の登録のみを受けつける」「企業連絡先＋イベント参加可否を受けつける」「企業連絡先＋イベント参加可否＋企業原稿を受けつける」の3つの受付方法を設定できます。

8.3 企業連絡先＋イベント参加可否＋企業原稿を受けつける

企業の送信宛先となる担当者のメールアドレスを含む企業連絡先とイベントの参加可否（参加希望日を設定している場合には、希望日程の登録を含む）および企業原稿を一度に受けつけ、CMS上で容易に管理できるようにします。

1 トップ画面上部の「企業管理」-「公募フォーム登録」をクリックします。

⇒「新規公募フォーム登録」画面が表示されます。

2 タイトル、説明書き（任意）、イベント日程受付、受付期間を入力します。
ここでは、イベント日程受付は「設定済みのイベントの中から該当するイベント名」を選択します。
また、必要に応じてファイルを添付およびアンケートを設定します。

注意

・必ず「イベント管理」-「開催イベント一覧」の設定済み開催イベント一覧に受けつけたいイベントが設定されている必要があります。イベントを新規登録するには、「4.2 イベントを登録する」を参照してください。
・イベント登録時の「原稿入稿」の項目において「原稿を入稿しないと参加申込み手続きが完了しない」を選択のうえ、設定されている必要があります。
・受付期間は、開始日をイベント登録時に設定した参加案内回答期限以降の日程に設定することはできません。

3 設定が終了したら、[この内容で公募フォームを登録する]をクリックします。
⇒確認メッセージが表示されます。

4 [はい]をクリックします。
⇒該当する公募フォームが登録されます。

注意

・注意エラーがある場合は更新されず、画面上部に「入力内容に誤りがあります。該当項目を確認して再度登録してください。」と表示されます。エラー箇所の背景色がピンクで表示され、エラー内容が表示されています。エラー箇所を修正し、再度[この内容で公募フォームを登録する]をクリックします。

5 [公募フォーム一覧へ]をクリックします。
⇒「公募フォーム一覧」画面が表示されます。

補足

・トップ画面の「企業管理」-「公募フォーム一覧」でも、同様の操作が行えます。
・画面は、説明会、セミナー、年度の違いなど用途に応じていくつでも公募フォームを作成することができます。

6 以下、この先の設定の手順は、下記の赤枠2点を除き「8.1 企業連絡先の登録のみを受けつける」と同様のため割愛します。
詳しくは、「8.1 企業連絡先の登録のみを受けつける」を参照してください。

7 必要に応じて管理したい企業名、カナ社名、区分、キーワード等を設定し、[この内容で登録する]をクリックします。
⇒確認メッセージが表示されます。

8 [はい]をクリックします。

⇒企業情報が登録され、「企業管理」-「登録済み企業一覧」メニューに宛先情報として追加されるとともに受けつけたイベントの「招待企業一覧」*にステータス「参加」且つ、原稿も「参加企業一覧」に「入稿済」として表示・登録されます。

注意: 「企業連絡先＋イベント参加可否を受けつける」または「企業連絡先＋イベント参加可否＋企業原稿を受けつける」のいずれかで設定していた場合は、登録・申請してきた企業を取り込む際に次のような赤字メッセージが表示されることがあります。
※表示内容は、設定・登録内容によって異なります。
表示されたメッセージ内容に沿って、手続きを進めてください。

補足

*イベント区分で「個別企業説明会形式」を選択したイベントの場合、「招待企業一覧」ではなく、「日程＆枠数設定　ステータス変更」という画面名称で表示されます。

上記メッセージ内容を例にいくつかのポイントをご説明します。
このメッセージは、該当する企業・団体（＝同一法人番号）は、すでに別の企業ご担当者で登録済みであるとともに、該当する（同じ）イベントに「参加」として管理者側でデータベースに取込み済みであることを示しています。
また、公募方式の受付では、同じイベントに同じ企業・団体（＝同一法人番号）が複数回の申込みをしてきた場合は、データベースに先に取り込んだ内容を優先保持します。

次のとおり、申込内容等の状況に応じてデータベースに取り込む際の手順が異なりますのでご注意ください。

・先に取り込み済みの内容（参加希望日程などのイベント申込内容や原稿、アンケート）を活かす

→［連絡先を登録する］を選択してください。

・先に取り込み済みの内容を取消し、画面に表示されている内容に上書きする

→［閉じる］のボタンをクリックして、一旦この画面を閉じ、取り込み手続きを中止してください。
該当するイベント画面の「招待企業一覧」メニューで該当企業のステータスを「参加」から「回答待ち」に変更してください。
（個別企業説明会形式の場合は、「参加企業一覧」メニューで該当企業の参加申込みを取り消してください。「取消（ゴミ箱）」欄をクリックして取消を実行します。）
その後、改めて［公募フォーム一覧］画面から手続きをしなおし、［申込み内容を登録する］を選択してください。

・すでに取り込み済みの（イベント申込）内容を残したまま、追加日程での参加申込み（同一企業の複数回参加）として取り扱う

→そのまま［申込み内容を登録する］を選択してください。
※同一企業を異なる日程で複数回参加することを前提として、画面上で管理できるようになります。
なお、公募フォームを活用して同一企業の同一イベントにおける複数回のイベント参加を認める管理は、個別企業説明会形式のみ可能です。

補足: 企業側には、以下のように表示されます。

1 指定のURLをクリックし、まずはメールアドレスを登録します。
アドレスの誤入力防止のため、メールアドレスを登録し、送信します。

2 登録したメールアドレス宛てに次（赤線枠内）のようなメールが届きます。

3 文中のURLをクリックすることで企業名、住所、連絡先等とともにイベント開催日程および参加可否（参加希望日を設定している場合には、希望日程の登録）と原稿を登録する画面が表示されます。

⇒[この内容でエントリーする]をクリックし、登録、申請は完了します。