16 New!
オンライン形式でイベントを開催する際の活用法

16.5 Zoom等のWeb会議システムで用意した講演者向けURL
等の情報の一括アップロードと通知有料オプション

＜参加各社用のWeb会議システムを大学側で手配する場合＞

Zoom等のWeb会議システムを大学側で手配した際のキャリタスCMSの活用方法として、マニュアル 16.3に記載している視聴者向けのURLアップロードおよび表示方法につづき、ここでは各社講演者（＝パネリスト）向けURLの一括アップロード方法とその内容の通知方法について解説します。

なお、アップロードのうえ、企業側に通知可能な内容は、各参加企業のスケジュールに応じたＷｅｂ会議システムのログインＵＲＬとＩＤ、パスコード、担当者名（メールアドレス含む）となります。また、1社につき最大10名分まで同情報をファイルにまとめてアップ可能です。

［1］Zoom等のWeb会議システムで用意した講演者向けURL等の情報を大学側の管理画面に一括アップロードする

1 「参加企業一覧」画面の「＞講演者用リンク情報のファイルアップロード」をクリックします。

⇒「講演者用リンク情報のファイルアップロード」画面が別ウィンドウで表示されますので、「ひな形ファイルをダウンロードする」をクリックします。

2 Excel形式でアップロードするために必要な「ひな形」と「参加企業」の2つのシートがダウンロードされます。
「ひな形」シートにファイルをアップロードしたい対象企業の管理番号と担当者名、ログイン用URL（必要に応じてID、パスコード）情報を登録します。

注意: 「ひな形」シートに登録する管理番号は、「参加企業」シートからコピー＆ペーストしてご利用になることをお勧めいたします。
また、ファイルアップロード完了後に再度「ひな形ファイルをダウンロードする」をクリックし、ファイルの「参加企業」シートをご覧いただくことで企業名と担当者名およびログイン用URL等の組み合わせをご確認いただけます。

補足: 「参加企業」のシートには、「参加企業一覧」画面に表示されている全ての企業（または招待企業一覧画面でステータス変更欄が「参加」となっている全ての企業）の申込み情報が、「ひな形」のシートに沿う登録形式で値が表示されていますので必要に応じてご利用ください。

3 「講演者用リンク情報のファイルアップロード」画面の「ファイルを選択」をクリックし、作成したExcelファイルを選択します。またはエクスプローラからExcelファイルをドラッグ＆ドロップして選択することもできます。

⇒ファイルアップ後に「講演者用リンク情報をファイルアップロード」をクリックすることでファイルに登録された管理番号の企業分の講演者（＝パネリスト）向けWeb会議システムのログインURL等の情報が大学側管理画面に設定されるとともに企業側の管理画面には以下のように表示されます。

1 「参加企業一覧」画面で、メールを送信したい企業にチェックをつけて、[案内メールを送信する]をクリックします。
なお、講演者（＝パネリスト）向けのログインURLの通知となりますので、必ず「講演者用リンク」の文字が表示されている企業のみにチェックをつけてください。

補足: 上記[1]の講演者用リンク情報のファイルアップロードを行った対象企業には、「参加企業一覧」画面の各社スケジュール欄に「講演者用リンク」の文字が表示されます。

⇒「案内メールを送信する」画面がポップアップで表示されます。

2 「件名」と「本文」に必要事項を入力します。

3 「講演者用リンク情報通知文挿入」欄のチェックボックスで選択してください。
選択した内容の入稿を促す文章が差し込まれます。

補足

4 [案内メールを確認する]をクリックします。

項目名	説明
件名 *	案内メールの件名を入力します。
宛名埋め込み	案内メールの先頭に宛名として埋め込みたい項目を「企業名」「部署名」「担当者名」から選択します。複数選択できます。
入稿促進文挿入	「原稿入稿」「発送資材」「その他」「アンケート」のいずれかの入稿フォームが設定済みの場合、入稿手続きを終えていない企業に対して、未入稿の項目と締切日が本文の下に自動挿入されます。
スケジュールリマインド文挿入	「スケジュール設定」画面おいて、スケジュールを通知済みの企業（＝スケジュール設定画面上にグレー色で配置されている企業）には、日程／時間帯／会場の項目が本文の下に自動挿入されます。
講演者用リンク情報通知文挿入	アップロードした講演者用リンク情報（Zoom等のログインURL、ID、パスワード等）が本文の下に自動挿入されます。注意講演者用リンク情報をアップロードしていない企業には挿入されません。
本文 *	案内メールの本文を入力します。

*は必須項目です。

⇒設定した内容の案内メールの確認画面が表示されます。

注意: エラーがある場合、確認画面は表示されず、画面上部に「入力内容に誤りがあります。該当項目を確認して再度登録してください。」と表示されます。エラー箇所の背景色がピンクで表示され、エラー内容が表示されています。エラー箇所を修正し、再度[案内メールを確認する]をクリックします。

5 [上記の内容で企業に案内メールを送信する]をクリックします。

⇒選択した企業に案内メールが送信されます。

6 [閉じる]をクリックします。